ข้อมูลพนักงานเก่าเป็นข้อมูลที่บริษัทเก็บต่อได้เฉพาะส่วนที่ยังจำเป็นตามข้อยกเว้นใน PDPA มาตรา 33 วรรคสอง เช่น เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายหรือสิทธิเรียกร้อง ส่วนที่เหลือต้องลบภายใน 90 วันตามประกาศการลบ พ.ศ. 2567 บทความนี้ช่วยฝ่ายบุคคลแยกว่าแฟ้มไหนเก็บ แฟ้มไหนลบ
- PDPA ม.33 วรรคสองยกเว้นการลบ ถ้าเก็บไว้เพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย หรือเพื่อก่อตั้ง ใช้ หรือต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย
- ข้อยกเว้นใช้รายแฟ้มและมีวันหมด เมื่อเหตุจำเป็นหมดไป ระบบลบตาม ม.37 (3) ต้องทำงานต่อ
- ส่วนที่ไม่เข้าข้อยกเว้น ต้องลบภายใน 90 วันนับแต่รับคำขอ รวมถึงสำเนาและข้อมูลสำรอง (ประกาศการลบ 2567 ข้อ 3)
- ลบไม่ได้ทั้งหมดหรือบางส่วน ต้องแจ้งอดีตพนักงานพร้อมเหตุผล (ประกาศการลบ 2567 ข้อ 8 วรรคสาม)
- ตารางระยะเก็บ 2 ปีและ 10 ปีใน TDPG 4.0 เป็นตัวอย่างนโยบาย ไม่ใช่กฎหมาย ต้องเช็กกฎหมายเฉพาะของธุรกิจตัวเองอีกชั้น
สมมติว่าพนักงานฝ่ายขายลาออกไปได้สามเดือน แล้วส่งอีเมลถึงฝ่ายบุคคลว่า "ขอให้ลบข้อมูลของผมทั้งหมดตาม PDPA" ในแฟ้มของเขามีใบสมัคร สำเนาบัตร สัญญาจ้าง สลิปเงินเดือนย้อนหลัง ผลประเมินรายปี และหนังสือเตือนหนึ่งฉบับ
ฝ่ายบุคคลมักตอบไปสองแบบ แบบแรกลบทุกอย่างเพื่อตัดปัญหา แล้วมาพบทีหลังว่าไม่มีเอกสารไว้สู้คดีแรงงาน แบบที่สองปฏิเสธทั้งหมดโดยอ้างว่า "กฎหมายให้เก็บ" ทั้งที่บอกไม่ได้ว่ากฎหมายข้อไหน ทั้งสองแบบพลาดเหมือนกันตรงที่ไม่ได้แยกแฟ้ม
อดีตพนักงานขอให้ลบข้อมูล บริษัทต้องลบทั้งหมดไหม?
ไม่ต้องลบทั้งหมด พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 มาตรา 33 วรรคหนึ่งให้สิทธิขอลบ แต่วรรคสองยกเว้นข้อมูลที่ยังต้องเก็บด้วยเหตุบางอย่าง ข้อมูลที่ไม่เข้าข้อยกเว้นจึงต้องลบ ส่วนที่เข้าข้อยกเว้นเก็บต่อได้
สำหรับพนักงานที่ลาออกแล้ว เหตุที่ใช้ขอลบบ่อยที่สุดคือมาตรา 33 (1) ข้อมูลหมดความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ที่เก็บมา เพราะความสัมพันธ์การจ้างจบไปแล้ว
(1) เมื่อข้อมูลส่วนบุคคลหมดความจำเป็นในการเก็บรักษาไว้ตามวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
ส่วนวรรคสองเป็นประเด็นหลักของเรื่องนี้ อ่านให้ครบทั้งวรรค เพราะคำว่า "การปฏิบัติตามกฎหมาย" กับ "สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย" เป็นคนละเหตุกัน และหมดอายุไม่พร้อมกัน
ความในวรรคหนึ่งมิให้นำมาใช้บังคับกับการเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้เสรีภาพในการแสดงความคิดเห็น การเก็บรักษาไว้เพื่อวัตถุประสงค์ตามมาตรา 24 (1) หรือ (4) หรือมาตรา 26 (5) (ก) หรือ (ข) การใช้เพื่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย การปฏิบัติตามหรือการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือเพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย
สองเหตุที่ฝ่ายบุคคลใช้จริง
- เพื่อการปฏิบัติตามกฎหมาย ใช้เมื่อมีกฎหมายฉบับใดฉบับหนึ่งสั่งให้นายจ้างเก็บเอกสารนั้นไว้ บริษัทต้องชี้ได้ว่ากฎหมายฉบับไหน มาตราไหน และสั่งให้เก็บนานเท่าไร
- เพื่อสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย ใช้เมื่อเอกสารนั้นอาจต้องใช้ฟ้อง ถูกฟ้อง หรือต่อสู้คดีกับอดีตพนักงาน เหตุนี้มีอายุเท่าที่ข้อพิพาทยังเกิดขึ้นได้
แฟ้มไหนเก็บต่อได้ แฟ้มไหนต้องลบ?
แนวปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล TDPG 4.0 ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติของภาคอุตสาหกรรมและไม่มีผลบังคับเหมือนกฎหมาย มีตัวอย่างนโยบายระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลพนักงานไว้ ตารางด้านล่างยกระยะเวลาจากตัวอย่างนั้น แล้วเติมว่าน่าจะอ้างเหตุยกเว้นข้อไหนในมาตรา 33 วรรคสอง
| ประเภทข้อมูลพนักงาน | ระยะเก็บในตัวอย่าง TDPG 4.0 | เหตุยกเว้นที่น่าจะอ้าง |
|---|---|---|
| สัญญาจ้าง และเอกสารการเปลี่ยนสภาพการจ้าง | ตลอดสัญญา + 10 ปีนับแต่เลิกสัญญา หรือตามที่กฎหมายอื่นกำหนด | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย / ปฏิบัติตามกฎหมาย |
| ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายละเอียดการจ่าย | ตลอดสัญญา + 2 ปีนับแต่เลิกสัญญา | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย |
| ชั่วโมงทำงานและค่าตอบแทน | ตลอดสัญญา + 2 ปีนับแต่เลิกสัญญา | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย |
| ประวัติการลา ประวัติวินัย การลาออก เลิกจ้าง เกษียณ | ตลอดสัญญา + 10 ปีนับแต่เลิกสัญญา | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย (ตรวจรายแฟ้ม) |
| ลาคลอดและการจ่ายค่าจ้างระหว่างลา | ตลอดสัญญา + 2 ปีนับแต่เลิกสัญญา | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย |
| อุบัติเหตุ การบาดเจ็บ หรือการตายจากการทำงาน | ตลอดสัญญา + 10 ปีนับจากเลิกสัญญา | สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย / ปฏิบัติตามกฎหมาย |
| ผลประเมินผลงาน | TDPG HR55 ให้เก็บเท่าที่จำเป็นต่อการประเมิน แล้วลบเมื่อหมดความจำเป็น | มักไม่มีเหตุยกเว้น เว้นแต่ใช้ในข้อพิพาท |
| ใบสมัคร สำเนาบัตรซ้ำซ้อน รูปถ่ายงานเลี้ยง ข้อมูลติดต่อฉุกเฉิน | ไม่มีในตาราง | มักไม่มีเหตุยกเว้น ควรลบ |
ตาราง TDPG อธิบายเหตุผลของระยะ 10 ปีไว้ว่าเพื่อป้องกันกรณีนายจ้างถูกฟ้องเรียกค่าชดเชย และอ้างอายุความตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์สำหรับระยะ 2 ปี ข้อความเหล่านี้เป็นคำอธิบายของ TDPG เอง เราไม่ได้ตรวจกับตัวประมวลกฎหมาย เพราะไม่มีในคลัง
TDPG ยังวางหลักให้นายจ้างต้องมีข้อปฏิบัติเรื่องการเก็บข้อมูลของอดีตลูกจ้างด้วย ไม่ใช่เฉพาะพนักงานปัจจุบัน ข้อนี้ตอบคำถามว่าทำไมแฟ้มของคนที่ออกไปแล้วยังต้องมีเจ้าของดูแล
นายจ้างต้องมีการกำหนดข้อปฏิบัติในการจัดเก็บและการรักษาข้อมูลของลูกจ้างปัจจุบัน รวมถึงอดีตลูกจ้างโดยยึดตามเกณฑ์มาตรฐานสำหรับการจัดเก็บรักษาข้อมูลประเภทต่าง ๆ อีกทั้งนายจ้างจะต้องปกปิดหรือไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้างและอดีตลูกจ้างเท่าที่ในทางปฏิบัติจะสามารถทำได้
แฟ้มวินัยที่สอบแล้วไม่ผิด
แฟ้มที่มักถูกเก็บนานเกินจำเป็นคือแฟ้มสอบวินัยที่สรุปว่าพนักงานไม่มีความผิด TDPG 4.0 เขียนเรื่องนี้ไว้ตรง ๆ และข้อเสนอนี้ใช้ได้ทั้งระหว่างจ้างและหลังลาออก
หากนายจ้างพิจารณาแล้วเห็นว่าลูกจ้างไม่ได้มีการกระทำอันมิชอบและไม่มีความผิดใด ๆ นายจ้างไม่ควรที่จะเก็บผลของการดำเนินการทางวินัยอีกต่อไป (เว้นแต่จะมีเหตุผลที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลดังกล่าวเอาไว้)
ข้อยกเว้นหมดอายุเมื่อไร และใครต้องตามลบ?
ข้อยกเว้นในมาตรา 33 วรรคสองไม่ได้อยู่ถาวร เมื่อพ้นระยะที่กฎหมายสั่งให้เก็บ หรือข้อพิพาทไม่อาจเกิดขึ้นได้แล้ว เหตุที่ใช้เก็บก็หมดไป หน้าที่ลบตอนนั้นไม่ต้องรอให้อดีตพนักงานมาขอซ้ำ เพราะมาตรา 37 (3) ให้บริษัทมีระบบตรวจสอบเพื่อลบเอง
(3) จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อพ้นกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา หรือที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเกินความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลนั้น หรือตามที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลร้องขอ หรือที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ถอนความยินยอม
ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์ในการลบหรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ พ.ศ. 2567 (มีผล 12 พฤศจิกายน 2567) ขยายหน้าที่นี้ต่อ โดยให้ระบบลบตามมาตรา 37 (3) ใช้เกณฑ์เดียวกับการลบตามคำขอ รวมถึงเรื่องสำเนาและข้อมูลสำรอง
นอกจากการดำเนินการตามที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลใช้สิทธิตามมาตรา 33 วรรคหนึ่ง แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่จัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 37 (3) ด้วย โดยให้นำข้อ 3 วรรคสองและวรรคสาม ข้อ 4 ข้อ 5 และข้อ 6 ของประกาศนี้มาใช้บังคับโดยอนุโลม
ในทางปฏิบัติ วิธีที่ง่ายที่สุดคือผูกวันลบไว้กับวันเลิกจ้าง เช่น แฟ้มค่าจ้างมีวันครบกำหนดของตัวเอง แฟ้มสัญญาจ้างมีอีกวันหนึ่ง แล้วมีคนรับผิดชอบตรวจรายการที่ครบกำหนดเป็นรอบ ๆ ไม่ใช่รอให้มีคนมาขอ
มาตรา 23 (3) ของ PDPA ยังกำหนดให้แจ้งระยะเวลาเก็บตั้งแต่ตอนเก็บข้อมูล และ TDPG ข้อ HR62 แนะนำให้แจ้งพนักงานด้วยว่าระยะเวลานี้ใช้ต่อหลังการจ้างสิ้นสุด ตารางระยะเก็บที่ทำไว้ล่วงหน้าจึงเป็นทั้งเครื่องมือของฝ่ายบุคคล และเป็นคำตอบที่แจ้งไว้กับพนักงานตั้งแต่วันแรก
(3) ข้อมูลส่วนบุคคลที่จะมีการเก็บรวบรวมและระยะเวลาในการเก็บรวบรวมไว้ ทั้งนี้ ในกรณีที่ไม่สามารถกำหนดระยะเวลาดังกล่าวได้ชัดเจน ให้กำหนดระยะเวลาที่อาจคาดหมายได้ตามมาตรฐานของการเก็บรวบรวม
ส่วนที่ต้องลบ ต้องลบภายในกี่วัน และลบแค่ไหนถึงพอ?
ภายใน 90 วันนับแต่วันที่ได้รับคำขอ ตามประกาศการลบปี 2567 ข้อ 3 และต้องลบให้ถึงสำเนาและข้อมูลสำรองด้วย งานจึงไม่จบแค่ในระบบ HR ต้องตามไปถึงไฟล์ในเครื่องหัวหน้างาน อีเมลแนบ และข้อมูลสำรองของไอที
ให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลดำเนินการตามที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลร้องขอโดยไม่ชักช้า แต่ต้องไม่เกินเก้าสิบวันนับแต่วันที่ได้รับคำขอ การดำเนินการตามวรรคหนึ่ง จะต้องดำเนินการให้ครอบคลุมถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่ทำสำเนาหรือสำรองไว้ด้วย (ถ้ามี)
ถ้าข้อมูลสำรองบางชุดลบทันทีไม่ได้ด้วยเหตุทางเทคนิค ประกาศข้อ 4 ให้ทำให้ข้อมูลนั้นถูกใช้ได้ยากจนกว่าจะลบเสร็จ เช่น ไม่ดึงกลับมาใช้ ป้องกันไม่ให้ใครเข้าถึง และลบเมื่อทำได้โดยไม่ชักช้า รายละเอียดเรื่องสำรองและ log อยู่ในบทความ log 90 วันกับสิทธิขอลบ
| รายการ | ทำอะไร | เหตุผลที่ใช้ตอบ |
|---|---|---|
| สำเนาบัตรและใบสมัครที่ซ้ำในอีเมลหัวหน้างาน | ลบภายใน 90 วัน รวมสำเนา | ม.33 (1) ไม่มีเหตุยกเว้น |
| รูปงานเลี้ยงบริษัทในไดรฟ์ส่วนกลาง | ลบหรือเบลอใบหน้า | ม.33 (1) |
| สลิปเงินเดือนและบันทึกเวลาทำงาน | เก็บต่อถึงวันครบกำหนดที่บริษัทตั้งไว้ แล้วลบ | ม.33 วรรคสอง สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย |
| สัญญาจ้างและหนังสือเลิกจ้าง | เก็บต่อ จำกัดผู้เข้าถึง | ม.33 วรรคสอง สิทธิเรียกร้อง / ปฏิบัติตามกฎหมาย |
| แฟ้มสอบวินัยที่สรุปว่าไม่ผิด | พิจารณาลบ | TDPG HR57 (แนวปฏิบัติ) |
| ผลประเมินรายปี | ลบ เว้นแต่มีข้อพิพาทที่ต้องใช้ | TDPG HR55 (แนวปฏิบัติ) · ม.33 (1) |
ตอบอดีตพนักงานอย่างไร เมื่อลบให้ได้แค่บางส่วน?
ต้องแจ้งพร้อมเหตุผล ประกาศการลบปี 2567 ข้อ 8 แยกไว้สองกรณี ส่วนที่ลบแล้วต้องแจ้งว่าลบแล้ว ส่วนที่ลบไม่ได้ต้องแจ้งพร้อมเหตุผล การตอบสั้น ๆ ว่า "กฎหมายให้เก็บ" จึงไม่พอ
ในกรณีที่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลไม่อาจดำเนินการตามคำขอใช้สิทธิตามวรรคหนึ่งได้ ให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลแจ้งให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้สิทธิทราบพร้อมเหตุผล
บางแฟ้มเกี่ยวกับคนอื่นด้วย เช่น แฟ้มร้องเรียนที่มีชื่อผู้ร้องและพยาน ประกาศข้อ 5 ให้ไม่ต้องลบได้ถ้าการลบอาจกระทบสิทธิในข้อมูลส่วนบุคคลหรือประโยชน์ของบุคคลอื่น แต่ต้องชี้แจงเหตุผลความจำเป็นที่สำคัญนั้นให้ผู้ขอทราบด้วย
อาจส่งผลกระทบในทางลบต่อสิทธิในข้อมูลส่วนบุคคลหรือประโยชน์ของบุคคลอื่น ทั้งนี้ ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลมีหน้าที่แจ้งให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่ใช้สิทธิทราบพร้อมชี้แจงหรือแสดงให้เห็นถึงเหตุผลความจำเป็นที่สำคัญดังกล่าวแก่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลด้วย
ใน AIPDPA ฝ่ายบุคคลตั้งกฎระยะเวลาเก็บรักษาแยกตามประเภทเอกสารพนักงานได้ ระบบเตือนเมื่อครบกำหนดและเก็บบันทึกการทำลาย ส่วนคำขอลบจากอดีตพนักงานเข้ามาทางพอร์ทัลคำขอที่นับเวลาให้ ถ้าต้องการภาพรวมงานบุคคลตั้งแต่รับสมัครจนลาออก อ่านบทความข้อมูลพนักงาน
คำถามที่พบบ่อย
พนักงานลาออกแล้ว บริษัทต้องลบข้อมูลเองไหม หรือรอให้เขาขอ
ไม่ต้องรอ PDPA มาตรา 37 (3) ให้ผู้ควบคุมข้อมูลมีระบบตรวจสอบเพื่อลบเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาหรือเกินความจำเป็น และประกาศการลบ 2567 ข้อ 9 ให้ใช้เกณฑ์เรื่องสำเนาและข้อมูลสำรองกับระบบนี้ด้วย
อ้างว่า "กฎหมายให้เก็บ" แล้วปฏิเสธคำขอลบทั้งหมดได้ไหม
ได้เฉพาะแฟ้มที่เข้าข้อยกเว้นตามมาตรา 33 วรรคสองจริง เช่น เพื่อปฏิบัติตามกฎหมายหรือสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย แฟ้มที่ไม่เข้าข้อยกเว้นต้องลบภายใน 90 วัน และส่วนที่ลบไม่ได้ต้องแจ้งพร้อมเหตุผลตามประกาศการลบ 2567 ข้อ 8 วรรคสาม
ระยะ 10 ปีกับ 2 ปีที่เห็นกันบ่อยมาจากไหน
ตัวเลขนี้อยู่ในตัวอย่างนโยบายระยะเวลาเก็บรักษาของ TDPG 4.0 ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติ ไม่ใช่กฎหมาย TDPG อธิบายว่าอิงอายุความตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ประมวลฯ ไม่อยู่ในคลังของเรา ควรตรวจกับกฎหมายเฉพาะของธุรกิจคุณอีกครั้ง
ต้องลบข้อมูลในระบบสำรอง (backup) ด้วยไหม
ต้อง ประกาศการลบ 2567 ข้อ 3 วรรคสองให้การลบครอบคลุมสำเนาและข้อมูลสำรอง ถ้าลบทันทีไม่ได้ด้วยเหตุทางเทคนิค ข้อ 4 ให้ทำให้ข้อมูลนั้นถูกใช้ได้ยากและป้องกันการเข้าถึงจนกว่าจะลบได้
แฟ้มร้องเรียนที่มีชื่อพนักงานคนอื่นอยู่ด้วย ต้องลบตามคำขอไหม
อาจไม่ต้อง ประกาศการลบ 2567 ข้อ 5 ยกเว้นกรณีที่การลบอาจกระทบสิทธิหรือประโยชน์ของบุคคลอื่น แต่บริษัทต้องแจ้งผู้ขอพร้อมชี้แจงเหตุผลความจำเป็นที่สำคัญนั้น
ตัวบทและแหล่งอ้างอิง
- พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 — มาตรา 23 (3) · มาตรา 33 · มาตรา 37 (3)
- ประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่อง หลักเกณฑ์ในการลบหรือทำลาย หรือทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ พ.ศ. 2567 — ข้อ 3 · ข้อ 5 · ข้อ 8 · ข้อ 9
- แนวปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล TDPG 4.0 (แนวปฏิบัติ ไม่ใช่กฎหมาย) — TDPG 4.0 ข้อ HR57 · HR60 · HR62 และตัวอย่างนโยบายระยะเวลาเก็บรักษา (แนวปฏิบัติ ไม่ใช่กฎหมาย)
ตัวบทที่ยกมาในกรอบ "ตัวบท" คัดคำต่อคำจากคลังกฎหมายของ AIPDPA ซึ่งถอดจากราชกิจจานุเบกษาและเอกสารของหน่วยงานรัฐ แล้วระบบตรวจทุกครั้งที่แก้บทความว่าตรงกับคลังทุกตัวอักษร · บทความนี้เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายสำหรับกรณีใดกรณีหนึ่ง

